منتدى عالم الأسرة والمجتمع - عرض مشاركة واحدة - مراحــــل وأدوات حـــل المشــــكلات<<تم اضافه تمرين بسيط..

14-02-2008, 03:42 PM

#17

dhudkd

عضو مثالي

تاريخ التسجيل: Dec 2007

المشاركات: 189

المرحلة الثالثة إفهم المشكلة

أدركنا أن هناك مشكلة.. وأنها تحتاج إلى حل.. وأنها تحت سلطتك ومسؤوليتك.. وتقبل اختصاصك بها..
ماذا الآن...

هنا عليك الانتباه والحذر..
لأنك ستحتاج لكل طاقتك وموهبتك في هذه المرحلة لأنها الأصعب..
وتكمن صعوبة المرحلة في أننا إذا تجاوزنا هذه المرحلة بنجاح ستحصل على المسببات الواضحة للمشكلة..
ومنها قد تتوصل لبعض الحلول الممكنة..
لكن عليك ألا تتعجل في وضع الحلول واختيارها..
حتى تلم بالمشكلة من جميع النواحي..

سنضع فهرس بسيط لتسلسل النقاط لهذه المرحلة
أولاً: بعض النقاط المساعدة والتي لا بد منها
ثانياً: الأدوات الرئيسية المساعدة في حل المشكلات
ثالثاً: أدوات أخرى مساعدة (مع أهميتها حسب نوع المشكلة)

نبدأ على بركة الله
سنحاول التركيز في هذه المرحلة على فهم المشكلة وذلك عن طريق تعريفها وتحليلها وتحديد المسببات المحتملة للمشكلة حيث سنعمل على تفكيك المشكلة إلى جزيئات صغيرة وذلك تجنباً لإغفال أي نقطة من المشكلة ربما قد يكون لها أثر أو فارق كبير في إيجاد الحل المناسب..
ويتم ذلك بواسطة مجموعة من الأدوات المساعدة في تحليل المشكلة
طبعاً بإمكانك اختيار الأداة المناسبة لك..
أو بإمكانك استخدام أكثر من أداة..

أولاً: بعض النقاط المهمة قبل البدء
1- إعطاء التفكير حقه.
2- لا تحاول الوصول إلى قرار مبكر.
3- تجنب الافتراضات الخاطئة

من السهل عليك اقتراح حل مباشر أثناء مواجهتك لمشكلة ما..
لكن هذا قد يعرضك لكثير من المشاكل فيما بعد، وخاصة في المرحلة التي ستختار الحلول وتنفذها، لأنك قد تواجه مصاعب في تنفيذ الحل أو تتفاقم المشكلة عوضاً عن حلها.
كما أن أحد السبل الشائعة التي تؤدي إلى اتخاذ الطريق الخطأ في حل أي مشكلة هي الافتراضات الخاطئة غير الصحيحة كما أن الأدوات تجبرك على دراسة جميع الخيارات
وهذا عادة ما يوصف بأن الحل يفتقر إلى بعد النظر وقد يؤدي إلى ظهور مشاكل إضافية بدلاً من حل المشكلة القائمة.

ثانياً: الأدوات الرئيسية المساعدة في حل المشكلات(سوف نستخدم مثال بسيط جداً لتطبيقه على الأدوات ليسهل علينا فهم عمل كل أداة،و هو توقف سيارة عن العمل)

الأداة الأولى: تعــريف المشكلة (التعريف الواضح للمشكلة أو ما يسمى ببيان المشكلةStatement Of A Problem Grid )
قبل أن تبدأ في محاولة حل مشكلة ما, يجب أن تقوم بوضع تعريف واضح لها,وفي الحقيقة فإن جميع المشكلات صغرت أو كبرت فإنك ستستفيد من تعريفها والتعبير عنها بوضوح وأفضل اختبار هو:
هل تستطيع وصفها كتابة؟
ومن الجيد أن نعرّف المشكلة على ضوء النتيجة المرغوب تحقيقها

كما أن النتائج المرغوب تحقيقها يكن تقسيمها على نوعين:
- النتائج التي يرغب صاحب المشكلة في تحقيقها.
- النتائج التي يرغب صاحب الشركة في تحقيقها.
(حتى لا يتم حل المشكلة لصالح طرف على حساب الطرف الآخر)
لذلك التعبير الواضح عن المشكلة يعتبر نقطة بداية جيدة
ولكي تستطيع التعبير بشكل واضح إليكم هذا النموذج لبيان المشكلة والذي يحتوي على مجموعة أسئلة

بإمكاننا إضافة ثلاثة أسئلة أخرى لمزيد من الوضوح:
1- ما هو حجم المشكلة؟
بإمكانك وضع تقييم بدرجة الخطورة حسب وجهة نظرك
2- من الذي يجب أن يساعد في البحث عن سبب حدوث المشكلة وحلها؟ الأشخاص الذين لهم صلة مباشرة بالمشكلة كذلك قد تؤثر عليهم المشكلة (مثل مديرك أو رئيس قسمك)
3- ما هي الحلول التي تمت تجربتها, وماذا كانت النتائج؟ بعض المشكلات ممتدة على فترات زمنية طويلة.. لذلك من المتوقع أن يكون هناك بعض المحاولات لحلها..
إن معرفة هذه المحاولات وسبب فشلها سيوفر الكثير من الوقت
كما أن تحديد متى ظهرت المشكلة لأول مرة وأية خواص مميزة وغير عادية لها سيوفر معلومات قيمة عن مسبباتها والتي ستساعد بدورها على إيجاد الحلول.

الأداة الثانية: تحليل المشكلة ( جمــع المعلومـــات)Problem Analysis
يجب عليك أن تجمع أكبر قدر ممكن من المعلومات من أجل أن تتوصل إلى مسبباتها
لأنه في بعض الأحيان تكون المعلومات متوافرة من البداية..
ولكن في أحيان أخرى تضطر إلى البحث عنها..
إن المعلومات تمكنك من تعريف المشكلة بدقة..
إذاً المعلومات التي نود معرفتها هي متى بدأت هذه المشكلة..
وهل هناك ما يميزها..
وهل هناك خصائص غير معتادة أو مميزة لهذه المشكلة..
يمكننا الاقتراب أكثر من فهم المشكلة عن طريق تحليل المشكلة
وتتكون أداة تحليل المشكلة من كتابة سلسلة من البيانات التي تساعد على تحديد موقع المشكلة بدقة، وتكون هذه البيانات على شكل تقرير يقول:

مـــاهــي المشـــكلـــة؟ وماذا يمكن أن تكون؟ لكنها ليست كذلك

الأداة الثـــالثة: العصف الذهني Brainstorming
إن الفكرة وراء العصف الذهني هي التوصل إلى قائمة احتمالات أقرب ما تكون إلى التامة بدون الاهتمام بكونها أفكاراً ممتازة أو سيئة، صغيرة أو كبيرة
يتعلق العصف الذهني بالإبداع، وهو يستخدم بكثرة في الإدارة لمساعدة على حل المشكلات واتخاذ القرارات
وهو أحد المواقف التي يكون فيها رأيان أفضل من رأي واحد، وأربعة أو خمسة آراء أفضل وأفضل! فكلما اختلفت الأذهان التي تعمل كلما كانت عاصفة الأفكار أكبر!

يكون العصف الذهني مفيداً في نقطتين محددتين من عملية حل المشكلات:
1- عندما تبحث عن الأسباب.
2- وعندما تبحث عن الحل.

كيف نقوم بعصف ذهني من أجل الوصول إلى مسببات مشكلة ما؟

هناك مرحلتان:
المرحلة الأولى:
وهي مرتبطة بالإبداع وتوسيع الأدراك ويجب أن تكون غير مقيدة بالتحليل وإصدار الأحكام وفيما يلي قواعدها:
- يتجمع كل المشاركين في حجرة بعيدة عن مقاطعات العمل المعتادة، والعدد المثالي هو من ستة أشخاص إلى اثنى عشر شخصاً
- تستمر الجلسة لفترة محدودة، وتعد ثلاثون دقيقة فترة أقرب إلى الصحة.
- يتم اختيار رئيساً للجلسة، ويكون عمله هو تعريف المشكلة.. وتذكير الحاضرين بقواعد العصف الذهني.. والسيطرة على الجلسة بشكل عام.. وأهم أدواره هو منع أي شخص من إصدار حكم أو تقييم الأفكار التي عرضت.
- يجب أن يقوم شخص ما بتدوين الأفكار التي تعرض، ويمكن في المجموعات الصغيرة أن يقوم رئيس الجلسة بذلك عن طريق كتابة الأفكار على السبورة أو لوح ورقي.
- وأهم نقطة هي أن يكون لكل الحاضرين حرية عرض أي فكرة مهما كانت غريبة أو تبدو غير مناسبة.. وغير مسموح لأي شخص أن يقول " هذه الفكرة غير صالحة" أو "أنا لا أرى أي فائدة من وراء هذا" أو " هذا هراء".
- الفكرة الأساسية للجلسة هي أن تكون إبداعية وليست منطقية.
- يتم تقييم جميع الأفكار بعد الجلسة وليس أثناء انعقادها.
- يمكن لأي شخص لديه أفكار مفيدة أن يشارك في الجلسة التي يجب ألا تقتصر على أعضاء "الإدارة" أو على أشخاص من المعتاد أن يتلقوا أجراً مقابل التفكير في الموضوع تحت المناقشة.
- عندما يسترخي الجميع ويستعد، أطلب اقتراحاتهم، يجب على كل فرد أن يترك العنان لأفكاره، شجع الحاضرين على أن يبنوا أفكارهم على أفكار المشاركين الآخرين.
- اكتب كل ما يقوله أي شخص ويكون له صلة ولو بسيطة بالموضوع.
- لا تغفل أي اقتراح
- لا تناقش أو تنتقد أي اقتراح ( لأن الفكرة هي تجميع أكبر عدد من الاقتراحات.. وأفكار أكثر من حاجتك.. ولكن لا تقرر أيهم تحتفظ به إلا فيما بعد).
- لا تحاول تصنيف الاقتراحات في مجموعات، فهذا أيضاً خاص بالمرحلة التالية.

المرحلة الثانية:
في العصف الذهني مختلفة تماماً عن الأولى، لأنها عمل لشخص واحد، وهذه مرحلة تقييم ونقد وتركيز ومنطق ، وهي تتكون من:
- دراسة كل الاقتراحات التي قمت بتجميعها.
- شطب تلك التي تبدو غير مناسبة.
- تصنيف الباقين في مجموعات.
- إظهار أحسن الاقتراحات بوضع علامات عليها.

الأداة الثالثة : هيــكل السمــكة Fishbones
إن الرسم البياني المسمى هيكل السمكة (يطلق عليه أيضاً اسم رسم السبب والأثر البياني) عبارة عن أسلوب مرئي بسيط لتحليل المشكلات التي تحتوي على كثير من المسببات المحتملة المطلوب دراستها،كما أنه يهدف إلى حصر جميع الأسباب التي قد تؤدي إلى المشكلة المراد حلها
ويمكن أن يبدأ إعداد هذا الرسم البياني من الصفر أ ويتم بناءه من الأفكار التي تم تطويرها في العصف الذهني.
كما أنك تستطيع استخدام المخطط لتحليل مشكلة شخصية أو غير شخصية.
فيما يلي مثال توضيحي لكيفية رسم هيكل السمكة على مشكلة فقدان التحكم في سيارة:
خطوات الاستخدام كالآتي:
أولاً:
يتم رسم الجزء الأول من المخطط ودون وضع أي تفاصيل فقط نضع المشكلة الرئيسية كالتالي:

ثانياً:
حاول كتابة العناصر الأساسية المكونة أو المؤثرة على المشكلة
وعادة ما تكون هذه العناصر كالتالي(لكن ليس شرطاً):
1- الأساليب. 2- القوى العاملة. 3- الآلات. 4- المواد

ثالثاً:
يتم كتابة كل الأشياء المؤثرة على كل سبب من الأسباب الرئيسية.
لاحظ أنك تكتب كل ما هو مؤثر في هذا السبب أو العنصر ولا تستبعد أو تقيم في هذه المرحلة.
ولا تهمل أي سبب بغض النظر عن توقعك لعلاقته بالمشكلة الأصلية

رابعاً:
يتم التحليل بحيث يمكنك استبعاد بعض الأسباب لوجود معلومات متوفرة تؤكد أن هذا السبب غير مناسب.
البعض الآخر قد يحتاج عمل فحوصات أو إجراءات للتأكد من كون هذا السبب حقيقي.

كما تلاحظون فهذا الأسلوب سهل الاستخدام ويساعد على الوصول إلى الأسباب الحقيقية في وقت قصير...
كذلك فإنه يفيد في تنظيم التفكير حيث أن كل الأسباب مدونة وما يتم استبعاده لا يتم الرجوع إليه مثلما يحدث في المناقشات الشفهية.

الأداة الرابعة: البحث عن الحقيقة ( سؤال لمــاذا)
من المفيد أن تستمر في طرح الأسئلة أثناء محاولتك فهم مشكلة ما
وأفضل سؤال هو: لمــــاذا

مع الاستمرار في طرح الأسئلة المتواصلة بالتأكيد سوف تجد نفسك في النهاية وقد وصلت بنجاح إلى مستشفى المجانين.

طبعأً لن نستفيد منك وأنت في المستشفى لذلك:

أن تستمر بطرح الأسئلة شيء جيد لكن لا تجعلها إلى ما لا نهاية وغير واقعية وغير موجهة.

يتـــــــبع

__________________

ليــس هنـــاك وظــائف شـــاغرة *** ولــكن هنــاك فــرص كــامنة

إذا مكثــت مكانك منتظراً تحول كل الأضواء إلى اللون الأخضر ولم تبادر تــأكد أنك لن تبرح مكـانك